【体験談】覚えておくと便利！新人教育時に教えてきたおすすめのショートカット15選

「うまくショートカットを使いこなせない」
「ショートカットは色々あるから、何がいいのかわからない」
「覚えるだけでも大変そう」

こんなことを考えながら、業務効率化を考えていました。

ショートカットキーは、覚えるまでが大変で、調べることが億劫になる人もおられるでしょう。

この記事では、現職で新人教育の際に「もっと早く知りたかった」と言葉をもらったショートカットを紹介します。

意外と知られていない便利なショートカットはたくさんあります。パソコン作業の業務効率化を考えている人は、ぜひ最後までお読みください。

覚えておきたいショートカット一覧

まずは覚えておきたいショートカット一覧を紹介します。

コピーや貼り付けの際は、毎回右クリックしてメニューを選択しなくても行えます。また、万が一操作を間違えても【Ctrl＋Z】で元に戻せます。戻しすぎて進めたい場合は【Ctrl＋Y】を使いましょう。

業務で役立ったショートカット5選

ここでは、業務で特に役立ったショートカットを5つ紹介します。

ここで紹介するショートカットが、業務効率化に役立てると幸いです。

1. 【Shift】＋【スペース】・・・半角スペースの入力

これはショートカットなのかと言われると微妙なのですが、周りで知らない人が多かったので紹介します。

PCでデータ入力を行う場合に、スペースのみを半角にしないといけないケースがあります。スペースを入力するためだけに半角に切り替えることが、めんどうに感じる人も多いはずです。

しかし、全角入力している場合でも、Shiftを押しながらスペースを押すことで、半角スペースを入力できます。

ここで、画像を用いて解説を行います。通常のスペースは下記のとおりです。※スペースは「6/24」の後ろに入ってます。

Shiftを押しながらスペースを押した場合は下記のとおりです。

2. 【Ctrl】＋【Shift】＋【V】・・・書式なし貼り付け

通常の貼り付けと異なり、データの値のみを張り付けられます。

一部のツールやアプリでは、ペーストを行った際にコピー元の書式がそのまま保持される場合があります。

その際に【Ctrl＋Shift＋V】と押すことで、コピー元の書式に依存されず、値のみを張り付けられます。

例として、Wordファイルで貼り付けの比較をしてみます。

【Ctrl＋Shift＋V】で貼り付けを行った方は、黄色のマーカーがないことがわかります。データのみを貼り付けの際に苦戦していた人は、ぜひ活用してみてください。

3. 【スタート（Windows）】 ＋ 【V】・・・クリップボードの履歴表示

こちらのショートカットを活用することで、コピペ作業がとても簡略化できます。

文字や画像などをコピーしたデータを、最大25件保持できます。実際に【スタート（Windows）】 ＋ 【V】と押すと、下記のような画面が表示されます。

コピーしたデータが保存されているので、クリックすることで貼り付けが行えます。

クリップボードを呼び出すことで、コピーした履歴を表示できるので、連続してコピペを行う際に非常に便利です。

特に、今までページを行き来してコピペ作業を行う場合、クリップボードを活用することでストレスは大きく減るでしょう。

なお、クリップボードはピン留め機能が存在し、ピン留めしたものはPCを再起動しても保持し続けけています。個人的には、もっとも知っておきたかったショートカットの1つです。

4. 【Ctrl】＋【Shift】＋【T】タブの復元

「間違えてタブを消してしまった」という経験一度はありませんか？

履歴から頑張って復元しようと思っても、面倒と感じることが多いでしょう。また、会社独自のサイトだった場合、履歴に残れていないことがあるかもしれません。

そんなときに使えるショートカットが【Ctrl＋Shift＋T】です。このショートカットを使うことで、直前に開いていたタブを復元できます。

5. 「F4」：直前の操作を繰り返し

WordやExcelなどで効率化できるショートカットで、直前に行った操作を繰り返すことができます。

Excelで特定のセルに色をつけることや、文字色を変えるなどの時に、毎回画面上部のメニューを操作していませんか。規則性がなく1つ1つのセルを見ながら対応しなければいけない場合、とてもめんどうに感じるでしょう。

【F4】キーのショートカットを活用することで、繰り返し行う作業を時短できます。

一部できない作業はありますが、同じことを繰り返し行いたいときに、F4キーが活躍するでしょう。

ショートカット以外で業務を効率化できた方法

ここでは、ショートカット以外で業務を効率化できた3つの方法を紹介します。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1. 単語登録

使用頻度の高い単語は事前に登録しておくことで、タイピングミスと時短両方が期待できます。

使用頻度が高い単語を毎回すべてタイピングしていると、時間がかかることや、打ち間違えることがあるでしょう。

特に、会社名や相手の名前だった場合、間違えてしまうと信頼喪失につながるリスクがあります。単語登録を行うことで、入力の手間を減らせて、業務の効率化につながります。

例えば「おはようございます」を、毎日入力していると、どこかで間違えるでしょう。一例ですが、単語登録で「おは」で出るようにしておくことで、業務の効率化につながります。

クリップボードのピン留めでも同様のことは行えますが、単語登録の方が最大登録数が圧倒的に多いです。

単語登録は最初こそ手間は発生しますが、うまく活用することで作業スピードを上げられます。入力頻度の高い単語がある場合は、ぜひ活用しましょう。

2. AI活用

ChatGPTやGeminiなど、効率化を行いたい場合はAIを積極的に活用しましょう。

近年AIの技術は発達しているので、多くのことを任せられるようになっています。資料作成やデータ分析など、手作業で進めると時間がかかりやすいものでも、AIは短時間でこなしてくれます。

私がヘルプデスクの業務を行っていた際に、AIを活用して行った作業の一例は下記のとおりです。

特に、VBAのコーディングでは非常に役立ちました。プログラミング初心者でも、行いたい処理内容を記載するだけでコードを生成してくれます。

なお、AIを活用する際、機密情報の入力は控えるようにしましょう。入力した内容は学習データとして活用される可能性があり、情報漏えいのリスクがあります。

3. 作業環境への投資

作業環境を整えることも、業務効率化に重要なポイントです。

仕事する場所が整っていないと、作業に集中することは難しいです。例えば、私は長時間の作業でも疲れにくいようにするため、以下のものを購入しました。

長時間使い続けるものは、多少お金がかかってでも、よいものを買いましょう。

よい作業環境で仕事ができることで、モチベーションが上がるでしょう。仕事を行う環境を整えることで、作業の生産性向上が期待できるので、業務効率化が期待できます。

ショートカットを活用してパソコン仕事をよりスムーズに進めよう

ショートカットは覚えることや、慣れるまでがめんどうに感じるかもしれません。しかし、タスクに応じて使いこなせるようになることで、大幅に業務の効率化が期待できます。

一気に全てのショートカットを覚えようとせず、使いやすいと思うものから取り入れてみましょう。なお、本記事の中で紹介していないショートカットも多数存在します。

興味をもった人は、ぜひご自身でショートカットを調べて、さらなる業務効率化を目指してみてください。

「ショートカットを駆使してまだまだ効率化していきたい」とお考えの人は、ぜひご自身で調べてみてください。